Digitalisering handlar ofta om att koppla ihop olika system så att information kan flöda smidigt. Men verkligheten är att många verksamhetskritiska system helt saknar API:er de går helt enkelt inte att integrera på ett modernt sätt. Då sitter man fast i manuella rutiner, dubbelregistreringar och en känsla av att tekniken håller tillbaka snarare än stöttar.

Men det finns en väg framåt: att bygga ett API-lager ovanpå systemet, där själva “knapparna” trycks av en robot (RPA) i bakgrunden. På så sätt får verksamheten ett modernt gränssnitt att prata med, utan att vänta på leverantörens goda vilja eller dyra uppgraderingar.

Idén i korthet

Tänk dig en portal som ser ut som ett helt vanligt API. Andra system kan skicka förfrågningar dit, till exempel: “Skapa en ny patient”, “Registrera en remiss” eller “Hämta ut uppgifter om X”. Portalen tar emot anropet och skickar det vidare som ett “jobb” till en robot.

Roboten öppnar det gamla systemet, klickar sig fram precis som en människa skulle gjort, fyller i formulär och trycker på “Spara”. När jobbet är klart skickas svaret tillbaka till portalen, som i sin tur ger resultatet till den som bad om det.

För användarna blir det som att systemet har ett API, även fast det egentligen inte har det.

Varför är detta smart?

• Ger värde snabbt – istället för att vänta i år på leverantörens uppgraderingar kan man börja automatisera flöden redan nu.
• Minskar dubbelarbete – roboten gör den manuella registreringen, så medarbetarna slipper.
• Hållbar lösning – man bygger en plattform som fler och fler integrationer kan kopplas på.
• Flexibilitet – om verksamheten förändras kan man relativt enkelt lägga till nya “job” i portalen.
• Bro mellan gammalt och nytt – ni kan fortsätta använda ert befintliga system men ändå bygga moderna integrationer.

Exempel från vardagen

• En vårdavdelning behöver registrera remisser i ett gammalt system. Istället för att sjuksköterskorna fyller i samma uppgifter två gånger (i både journalsystem och remissystem), kan journalsystemet anropa API:t – roboten gör sedan själva registreringen i remissystemet.
• En ekonomiavdelning vill automatiskt hämta fakturor från ett leverantörssystem som saknar API. Genom portalen kan man klicka hem fakturorna via roboten och leverera dem i ett modernt format.
• HR vill ha en integration för att skapa anställningar i ett system som bara har webbformulär. Robotarna fyller i, medan API:t levererar ett kvitto tillbaka.

Vad ska man tänka på?

Att bygga ett API framför ett API-löst system är en kraftfull lösning, men det kräver lite eftertanke:

• Stabilitet: UI kan ändras, så robotarna måste byggas på ett sätt som är tåligt.
• Säkerhet: robotarna jobbar ofta med känslig data, så behörigheter och loggning måste vara i toppklass.
• Tydlig design: API:t bör byggas på ett sätt som är lätt att förstå, dokumenterat och konsekvent.
• Mätbarhet: man vill kunna se hur många jobb som lyckats, misslyckats och hur lång tid de tog.
• Små steg först: börja med ett flöde som ger mycket nytta, bevisa värdet och bygg vidare därifrån.

Slutsats

Vi lever i en verklighet där alla system inte är moderna eller integrerbara. Men istället för att fastna i väntan eller manuellt arbete kan man skapa en egen integrationsplattform med hjälp av RPA.

Det är inte den slutgiltiga lösningen på allt – men det är ett sätt att snabbt och kostnadseffektivt ta sig framåt. Och kanske det viktigaste: det låter verksamheten bestämma takten för sin digitalisering, istället för att vara helt utlämnad till leverantörernas roadmap.